Il problema
Paratore Giardini SA è un’azienda con oltre trent’anni di esperienza nella progettazione, costruzione e manutenzione di giardini. Con il suo team offre un servizio completo, trasformando i desideri dei clienti in realtà.
Nonostante l’approccio innovativo nella parte creativa, la gestione operativa quotidiana dei lavori era ancora affidata a fogli Excel e procedure manuali. Questo metodo si rivelava sempre più limitante: la pianificazione dei lavori era complessa e poco chiara, l’assegnazione delle attività ai dipendenti risultava macchinosa e la gestione degli abbonamenti dei clienti portava a errori. Anche la comunicazione tra amministratore, tecnici e squadre operative risultava problematica.
Era quindi evidente la necessità di introdurre un sistema digitale capace di centralizzare la gestione, migliorare il coordinamento e rendere più semplice il lavoro di tutti.
Il processo
Il primo passo è stato analizzare a fondo l’organizzazione interna, osservando come venivano pianificati i lavori e gestite le informazioni. Era fondamentale non stravolgere le abitudini del team, ma trasformarle in un flusso più ordinato, intuitivo e accessibile.
Abbiamo quindi lavorato fianco a fianco con il cliente per comprendere quali fossero le vere priorità. Da un lato serviva uno strumento che permettesse ad amministratore e tecnici di avere sempre sotto controllo l’andamento delle attività e la gestione dei clienti. Dall’altro era essenziale fornire ai dipendenti uno strumento semplice, capace di mostrare con chiarezza cosa fare ogni giorno e come comunicare eventuali imprevisti.
Questa fase di analisi ci ha permesso di progettare un’esperienza utente coerente, che riprendesse la logica delle vecchie schede Excel ma la trasformasse in una piattaforma digitale moderna e funzionale.
La soluzione
Abbiamo realizzato un’applicazione web su misura, pensata per rispondere alle esigenze specifiche dell'azienda. La piattaforma si articola in due aree principali: una dedicata all'amministratore, l’altra ai dipendenti.
Gli amministratori dispongono di una visione completa delle attività, con la possibilità di pianificare i lavori su base annuale e settimanale tramite calendario, creare e modificare le schede dei clienti e dei loro abbonamenti, e gestire in modo centralizzato l’assegnazione dei compiti al personale. Tutto è organizzato in maniera chiara, permettendo di passare dalla visione d’insieme fino al dettaglio di ogni singolo intervento.
I dipendenti, invece, accedono a una scheda settimanale personale che mostra giorno per giorno i lavori da svolgere. Per ogni attività possono segnare l’avvenuto completamento, aggiungere note o immagini e, in caso di problemi, segnalare un imprevisto che verrà automaticamente reinserito nella pianificazione dell’amministratore. Inoltre, hanno sempre a disposizione le informazioni essenziali del cliente e del luogo in cui intervenire, così da ridurre al minimo i dubbi e le interruzioni.
Il risultato
La digitalizzazione del processo organizzativo porterà un miglioramento tangibile in tutta l’azienda. Le attività che prima richiedevano tempo e attenzione per essere coordinate manualmente ora saranno gestite in modo rapido e strutturato. Gli amministratori possono programmare e monitorare i lavori con maggiore precisione, mentre i dipendenti hanno uno strumento pratico e chiaro che li guida nelle attività quotidiane.
Il nuovo sistema ha eliminato la dipendenza dai fogli Excel, riducendo il rischio di errori e semplificando la comunicazione interna. Ogni fase del lavoro è diventata più fluida: dalla pianificazione, all’esecuzione, fino al monitoraggio dei risultati.
Grazie a questo progetto, Paratore Giardini SA ha compiuto un passo decisivo verso l’innovazione, dotandosi di una piattaforma che non solo risponde alle esigenze attuali, ma che è pronta a crescere insieme all’azienda, supportandone lo sviluppo e garantendo un servizio ancora più puntuale e professionale ai propri clienti.